为适应社会主义市场经济体制的需要，完善劳动保障社会化服务体系，更好地为用人单位和劳动者提供综合配套服务，切实维护档案持有者和下岗失业人员利益，确保职工人事档案管理的严肃性和规范化，根据绵阳市劳动和社会保障局、绵阳市财政局《关于进一步加强企业职工人事档案管理的通知》（绵劳社[2003]8号）规定，制定本办法。

一、职工人事档案委托管理的原则

1、保密原则。企业职工人事档案是劳动者就业后主要经历的记载和记录，除有关组织和单位可知晓档案内容外，对他人应予保密，既不应由本人保管，也不能由不具备档案管理条件的机构保管，以防泄密、涂改和伪造。

2、集中原则。企业职工人事档案管理应区别不同情况，分别由相关单位或机构实行集中管理，严密制度，避免丢失、毁损。

3、经济原则。管理职工人事档案应根据企业实际，人员较少或企业未设立档案管理机构的，一般应实行委托管理，以降低管理成本，减轻经济负担。

4、自愿原则。除退休人员和正在享受失业保险待遇人员的人事档案分别由户口所在地街道劳动保障机构或失业保险经办机构统一管理外，用人单位和其他人员可自愿选择具备档案管理条件的机构实行委托管理。

5、有偿原则。除用人单位负责管理与之建立劳动关系人员人事档案和街道劳动保障机构管理退休人员人事档案外，其他人员或用人单位委托档案管理机构代管职工人事档案的，应在有关政策规定范围内实行有偿服务。

二、办理委托管理职工人事档案的手续

1、破产企业自谋职业人员。由企业破产清算工作机构将职工人事档案逐一进行整理、完善并密封后，附上《托管档案人员花名册》，统一办理集体托管档案事宜。

2、企业解除劳动关系人员。由原企业将职工人事档案进行整理、完善并密封后，持企业解除或终止劳动关系的有关证明材料和本人身份证，办理托管档案事宜。

3、其他人员。个人委托管理职工或学生人事档案，持本人身份证及有关资料办理托管档案事宜。

4、用人单位。用人单位委托管理在职职工人事档案，应提交单位资质法律文书及复印件、职工花名册，凭单位介绍信、经办人员身份证等办理托管档案事宜。

三、委托管理职工人事档案的办事程序

1、查验证件及资料。档案管理机构工作人员按规定分别查验委托者提供或出具的有关证件及资料后，对手续齐全的予以及时受理。

2、档案交接。由工作人员与委托者共同对档案持有者姓名与职工花名册（姓名一律以身份证为准）、身份证编号是否相符，档案是否密封鉴印、档案袋是否完好无损等进行核对后，逐一清点档案件数，经双方确认无误后，办理交接手续，并在回执上签字盖章。凡档案未密封或已密封未鉴印的，一律不予接收。属单位集体委托管理职工人事档案的，应签订集体《托管档案协议书》，委托单位应及时告档案持有者本人知晓。

3、登记录入。由工作人员对所托管档案逐一进行手工登记造册、编号后，录入计算机，实行手工和计算机同时管理。

四、职工人事档案的管理

1、档案管理人员。档案管理实行专人、专管，工作人员应具备档案管理基本知识、消防知识和良好的职业道德及较强的工作责任心。

2、档案保管室。档案保管室应宽敞、明亮和专用，具备防火、防潮、防塌、防窃条件；档案柜和档案室门窗、门锁应完好无损。

3、档案保密。凡已入柜的职工人事档案，任何单位和个人不得擅自查阅、借用或提取（复印）档案资料，不得泄露档案内容。因特殊情况需要，应提交有关证明材料或征得档案持有者本人同意，在2名工作人员监督下进行并做好登记。

4、档案管理。工作人员应增强工作责任心和安全意识，保管好委托者提供的有关证件、资料；因特殊情况需增加档案内容的，应做好登记建档；凡属更改姓名、年龄、参加工作时间以及从事特殊工种作业的，应提交公安、劳动保障部门制作的正式文件材料；要注意档案室通风、透气，保持清洁，做好防虫、防腐、防潮、防窃和防火工作，无关人员未经允许不得进入档案保管室，不得在档案保管室娱乐。

5、档案续管。托管期限届满前30天，应通知委托单位或委托者本人及时前来办理续管档案手续。逾期未办理续管手续者，档案管理机构不承担相关责任和义务，并在其提取档案时按高于原定价格20%追收全部管理费用。

6、托管期限。托管档案期限以年为单位，一般以1—3年为一个时段；接近正常退休年龄人员可一次性协商确定托管期限。

五、职工人事档案的提取与转递

1、委托者在档案托管有效期内，因办理退休手续或其它原因需要提取档案的，可持本人身份证及有关证明材料提取档案；凡受档案持有者委托前来提取档案的，应持本人身份证及委托书等证件提取，并按规定在提取档案登记册上签字。因就业、就读等原因需提取档案的，档案管理机构凭用人单位或学院（校）有关函件直接办理，工作人员应及时通过计算机予以登录。提取档案者不得擅自拆封，不得伪造、涂改档案内容或增减有关资料。

2、档案持有者因异地就业、就读需转递档案的，档案管理机构应凭档案接收单位有关函件办理并确保档案安全。

3、档案持有者经职业介绍机构提供服务或自行联系用人单位实现再就业的，档案管理机构凭用人单位有关证明材料直接办理档案转移手续，并通知社会保险经办机构。

4、对转出的档案必须按统一规定填写《职工人事档案转递通知单》，接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执退回档案管理机构。逾期30日未收到回执，工作人员应及时催收，防止丢失。

5、对转出的档案应严格检查是否密封完好并作好登记，并在有关手续完善后及时在计算机系统中予以登录。

6、办理档案转递发生的有关费用由档案接收单位或档案持有者个人负担。

六、托管档案服务收费

1、托管职工人事档案实行有偿服务，并按物价部门核定的标准按月收取档案保管费。

2、原属破产企业和享受破产企业职工自谋职业优惠政策人员职工人事档案的服务收费，在未出台新的收费政策前暂按绵再就[1997]1号文件规定执行，享受托管档案优惠政策期限与自谋职业证有效期相同。

3、享受再就业优惠扶持政策人员和城镇居民最低生活保障待遇的人员在享受“低保”待遇期间，凭当地县以上民政部门发放的有关证件（证明）享受免费托管档案服务。